Lo studio pilates reformer ha un vincolo fisico: tante prenotazioni quante macchine. La capienza non è teorica, è metallica. FitFlow tratta i reformer come risorse: capienza per macchina, lista d’attesa quando la sala è piena, no-show con addebito automatico.
Le macchine sono il prodotto: ogni reformer è un posto, ogni ora è un’unità di vendita. Riempire la sala è la prima leva di profitto, e si fa solo con una gestione disciplinata di prenotazioni, lista d’attesa e cancellazioni.
Imposti le sale e il numero di reformer per sala. Il calendario apre tante prenotazioni quante macchine, oltre apre la lista d’attesa. Niente più sovraprenotazioni con "ho 8 macchine ma sul foglio segnano 10".
Quando una cliente cancella entro il cut-off, il sistema notifica via email e push la prima della lista d’attesa, e il posto scatta in automatico. Smetti di scrivere su WhatsApp "si è liberato un posto, prima che mi scriva vince".
Configuri "Pacchetto 10 reformer", "Pacchetto 8/mese mix reformer e matwork", "Drop-in singolo", "Lezione di prova". Ogni prenotazione scala dal pacchetto giusto. La cliente vede sempre quanti ingressi le restano dall’area cliente.
Imposti il cut-off (24h è lo standard pilates, 12h se sei più clemente). Chi cancella oltre paga la lezione, scalata dal pacchetto. Comunicazione chiara nelle policy: niente più telefonate imbarazzanti per dire "scusa, ma anche se non vieni te la conto".