Accordo sul trattamento dei dati personali

Titolare del trattamento (il «Titolare»): il personal trainer, la palestra, lo studio o il box che utilizza un account organizzazione FitFlow e accetta il presente Accordo.

Responsabile del trattamento (il «Responsabile» o «FitFlow»): Manuel Minelle, persona fisica, domiciliato in via Giovanni Paolo II 15, 20877 Roncello (MB), fornitore del servizio FitFlow (il «Servizio»), contattabile all’indirizzo fitflowapp@outlook.com.

Il presente Accordo integra i Termini di servizio.

1. Oggetto

1.1 FitFlow tratta per conto del Titolare i dati personali dei clienti e dei collaboratori del Titolare inseriti nel Servizio (i «Dati del Titolare»), al solo fine di erogare il Servizio. Natura, finalità, tipi di dati e categorie di interessati sono descritti nell’Allegato 1.

1.2 Il presente Accordo non riguarda i dati che FitFlow tratta come titolare autonomo, descritti nella Privacy Policy. Si tratta dei dati dell’account e di fatturazione del Titolare, delle credenziali di accesso e dei log di sicurezza degli account (compresi quelli dei clienti), e della dichiarazione di abilitazione alla sezione Nutrizione.

2. Istruzioni

2.1 FitFlow tratta i Dati del Titolare soltanto su istruzione documentata del Titolare, anche in caso di trasferimento verso un paese terzo, salvo che lo richieda il diritto dell’Unione o italiano. In tal caso FitFlow informa il Titolare prima del trattamento, a meno che la legge lo vieti.

2.2 Sono istruzioni documentate:

• il presente Accordo;
• l’uso che il Titolare fa delle funzioni del Servizio;
• le istruzioni scritte inviate per e-mail.

L’uso delle funzioni del Servizio comprende anche:

• le funzioni dell’area cliente messe a disposizione dei clienti del Titolare, compresa la casella di consenso per il caricamento dei certificati medici;
• la cancellazione del proprio account da parte del cliente, che comporta la cancellazione dei relativi Dati del Titolare.

2.3 FitFlow informa immediatamente il Titolare se ritiene che un’istruzione violi la normativa sulla protezione dei dati.

2.4 FitFlow non utilizza i Dati del Titolare per finalità proprie: non li vende, non li cede, non li usa per marketing, profilazione o addestramento di modelli di intelligenza artificiale.

3. Obblighi del Titolare

Il Titolare garantisce di:

• avere una base giuridica valida per il trattamento, compresi i dati relativi alla salute (art. 9 GDPR);
• informare i propri clienti (artt. 13-14 GDPR);
• raccogliere i consensi necessari, anche da chi esercita la responsabilità genitoriale per i clienti minori di 14 anni;
• inserire solo i dati necessari;
• non inviare a FitFlow per e-mail dati dei propri clienti, in particolare dati sanitari: per l’assistenza basta indicare l’organizzazione e il problema.

4. Riservatezza e sicurezza

4.1 FitFlow garantisce che le persone autorizzate a trattare i Dati del Titolare siano vincolate alla riservatezza.

4.2 FitFlow adotta le misure di sicurezza richieste dall’art. 32 GDPR, descritte nell’Allegato 2.

5. Sub-responsabili

5.1 Il Titolare autorizza FitFlow ad avvalersi dei sub-responsabili elencati nell’Allegato 3.

5.2 FitFlow comunica al Titolare per e-mail, almeno 30 giorni prima, l’aggiunta o la sostituzione di un sub-responsabile. Entro questo termine il Titolare può opporsi per motivi legati alla protezione dei dati. Se non si trova una soluzione, il Titolare può recedere dal Servizio.

5.3 FitFlow impone ai sub-responsabili gli stessi obblighi di protezione dei dati previsti dal presente Accordo e risponde verso il Titolare del loro operato.

6. Trasferimenti fuori dall’UE

I Dati del Titolare sono conservati nell’Unione europea. Eventuali trasferimenti o accessi da paesi terzi avvengono solo nel rispetto del Capo V GDPR: decisione di adeguatezza, incluso l’EU-U.S. Data Privacy Framework, oppure clausole contrattuali tipo della Commissione europea.

7. Assistenza al Titolare

7.1 Tenendo conto della natura del trattamento, FitFlow assiste il Titolare con misure tecniche e organizzative adeguate, nella misura in cui ciò sia possibile, nel dare seguito alle richieste di esercizio dei diritti degli interessati (Capo III GDPR), anche fornendo su richiesta i dati in formato strutturato per la portabilità. Il Servizio permette al Titolare di consultare, correggere, esportare in PDF ed eliminare i dati dei propri clienti. Se un cliente si rivolge direttamente a FitFlow per esercitare i propri diritti, FitFlow inoltra la richiesta al Titolare senza ritardo.

7.2 FitFlow assiste il Titolare, nei limiti delle informazioni di cui dispone, negli obblighi relativi a sicurezza, notifica delle violazioni, valutazione d’impatto e consultazione preventiva (artt. 32-36 GDPR).

8. Violazioni dei dati

FitFlow informa il Titolare senza ingiustificato ritardo dopo essere venuto a conoscenza di una violazione dei Dati del Titolare. La comunicazione contiene le informazioni disponibili sulla natura della violazione, sui dati e sugli interessati coinvolti, sulle probabili conseguenze e sulle misure adottate.

9. Verifiche

FitFlow mette a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto del presente Accordo. FitFlow consente e contribuisce alle verifiche e ispezioni svolte dal Titolare o da un revisore da questi incaricato e vincolato alla riservatezza, con un preavviso ragionevole e con modalità concordate in buona fede, che non possono impedire la verifica.

10. Fine del rapporto

10.1 Su istruzione del Titolare, data con l’accettazione del presente Accordo, alla chiusura dell’account dell’organizzazione o decorsi 30 giorni dalla sua sospensione per mancato rinnovo, FitFlow cancella i Dati del Titolare entro i successivi 30 giorni. Fanno eccezione i dati di cui il Titolare abbia chiesto prima la restituzione e i dati che la legge impone di conservare.

10.2 Il Titolare può esportare i dati dal Servizio oppure chiederne una copia. FitFlow mette la copia a disposizione tramite un collegamento di download protetto e temporaneo, senza inviarla come allegato e-mail.

10.3 Le copie di sicurezza sono cancellate automaticamente entro 30 giorni.

11. Durata e modifiche

11.1 Il presente Accordo vale finché FitFlow tratta Dati del Titolare. Copre anche i trattamenti svolti prima della sua accettazione.

11.2 Una nuova versione dell’Accordo si applica solo dopo che il Titolare l’ha accettata nel Servizio.

11.3 Il presente Accordo è regolato dalla legge italiana.

12. Approvazione specifica delle clausole dei Termini di servizio

Con una dichiarazione separata da quella di accettazione del presente Accordo, il Titolare approva specificamente, ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c., le seguenti clausole dei Termini di servizio:

• art. 8 (limitazione di responsabilità);
• art. 11 (sospensione e cessazione dell’account);
• art. 12 (modifiche ai Termini);
• art. 13 (foro competente).

Allegato 1 — Descrizione del trattamento

• Natura e finalità: fornitura di un software online per la gestione dell’attività del Titolare. Il trattamento comprende la conservazione e l’organizzazione dei dati, la loro messa a disposizione del Titolare e dei suoi clienti, i backup, l’assistenza tecnica e la sicurezza.
• Interessati: clienti del Titolare, anche minori, e collaboratori del Titolare.
• Dati personali: anagrafica e contatti, foto profilo; abbonamenti, pagamenti registrati dal Titolare (senza dati di carte); prenotazioni e presenze; schede e sessioni di allenamento; messaggi e note.
• Dati relativi alla salute (art. 9 GDPR): certificati medici sportivi; misure corporee; parametri cardiaci; piani alimentari; informazioni sanitarie eventualmente inserite nelle note.
• Durata: per tutta la durata del Servizio, poi fino alla cancellazione prevista dall’art. 10.

Allegato 2 — Misure di sicurezza

• Database e file ospitati nell’Unione europea (Irlanda); applicazione eseguita a Francoforte.
• Connessioni cifrate (HTTPS/TLS) e cifratura dei dati a riposo.
• Password conservate solo in forma cifrata non reversibile (hash).
• Separazione dei dati tra organizzazioni tramite regole di sicurezza a livello di database (Row Level Security).
• Certificati medici in uno spazio privato, accessibili solo con link temporanei; ogni accesso è registrato.
• Autenticazione a due fattori per gli account amministrativi della piattaforma.
• Copie di sicurezza giornaliere del database su un server dedicato in Germania, con accesso riservato al Responsabile.

Allegato 3 — Sub-responsabili

Le notifiche push sono recapitate tramite i servizi del sistema operativo o del browser dell’utente (Apple, Google, Microsoft, Mozilla). Il contenuto delle notifiche è cifrato e quei servizi non possono leggerlo.